कार्य ढाँचा र कार्य विश्लेषणका वारेमा अध्ययन गर्नु पूर्व यिनीहरु संग सम्वन्धित केही शब्दावली (Terminology) हरुको वारेमा वर्णन गर्नु वा वुझनु आवश्यक हुन्छ । महत्वपूण शब्दावलीहरुलाई निम्नानुसार विश्लेषण गरिएकोछ ।
1) Task (काम)ः कुनै कर्मचारीले कार्य सम्पादनको क्रममा जे गर्दछ त्यसलाई नै काम भनिन्छ । कर्मचारीले निश्चित उद्देश्य हासिल गर्न शारिरीक तथा मानसिकरुपमा गर्ने प्रयत्न नै काम हो । जस्तै फाईलिङ गर्नु, टाइपिङ गर्नु, चिठीपत्र प्राप्त गर्नु वा पठाउनु आदि सवै कामका उदाहरणहरु हुन
2)
Job -काय{_M
संगठनको लक्ष्य हासिल गर्नको लागि सम्पादन गर्नुपर्ने समान कामहरुको समूहलाई कार्य भनिन्छ । एउटा कार्य भित्र विभिन्न किसिमका काम वा क्रियाकलापहरु हुन्छन । कार्यहरुलाई निम्न तीन प्रकारमा वर्गीकरण गरिएको छ ।
*Independent
Job: यदि कार्य संचालन गर्न अरुमा निर्भर रहनु पर्दैन भने त्यसलाई स्वतन्त्र कार्य भनिन्छ । जस्तै लेख्नु, पढनु, आदि
*Sequential
Job: यदि कार्य सम्पादन गर्दा अघाडी र पछाडीका क्रियाकलापहरुले प्रभाव पार्दछन र तिनीहरुको सहयोग लिएर कार्य सम्पन्न गरिन्छ भने त्यसलाई श्रङखलायुक्त कार्य भनिन्छ । जस्तै उत्पादन, भण्डार आदि
*Pooled
Job: यदि कार्य सम्पादनको लागि विभिन्न क्षेत्रका व्यक्तिहरुको एक आपसमा अन्तरक्रिया र सहयोग लिएर सम्पन्न गरिन्छ भने त्यसलाई सामुहिक कार्य भनिन्छ । जस्तै छलफल कार्य, निर्णय कार्य, योजना कार्य आदि
3)
Position: संगठनात्मक संरचनामा व्यक्तिलाई निर्धारण गरिएको कार्यभारलाई पद भनिन्छ । पदको कारणले नै व्यक्तिको काम, कर्तव्य, अधिकार र जिम्मेवारी निर्धारण गरिएको हुन्छ । वास्तमा जुन कार्यका लागि जहाँ बसेर काम गर्नुपर्ने हो त्यसलाई नै पद भनिन्छ । जस्तै लेखापाल पद हो भने उक्त पदमा बसेको व्यक्तिले लेखा सम्वन्धि सम्पूर्ण क्रियाकलापहरु सम्पन्न गर्दछ ।
4) Occupation: एउटा संगठनमा रहेका एकै प्रकारका कार्यहरुको समूह लाई पेशा भनिन्छ , जस्तै शिक्षण कार्य गर्नेहरुको समूहलाई शिक्षक पेशा, वकालत गर्नेहरुको समूहलाई वकील पेशा, व्यवसाय गर्नेहरुको समूहलाई व्यापारी आदि ।
3.1.
Concept of Job Design:
सामान्यतया संगठनमा कर्मचारीहरुले गर्नुपर्ने कार्य र कामहरुको रुपरेखा तयार गर्नुलाई कार्य ढाँचा भनिन्छ । संगठनात्मक उद्देश्य हासिल गर्नको लागि कुन कुन कार्यहरु कसले गर्ने, कुन विधिद्वारा गर्ने, कहिलेसम्म सम्पन्न गर्ने भन्ने वारेमा तयारी गर्नुलाई कार्य ढाँचा भनिन्छ । अर्थात कर्मचारीहरुले सम्पादन गर्नुपर्ने काम निश्चित गर्ने विधि तय गर्ने, अधिकार तथा जिम्मेवारी निर्धारण गर्ने आदि सम्वन्धि विवरण तयार गर्नें कार्यलाई कार्य ढाँचा भनिन्छ ।
कार्य ढाँचा एक लिखित विवरण हो । जसले एउटा कार्य अन्तरगत कुन कुन कामहरु पर्दछन र त्यस कामलाई सम्पादन गर्न कुन विधि वा प्रक्रिया अनुशरण गर्नुपर्दछ भन्ने कुराको जानकारी दिन्छ । यसले कार्य सुची र कार्य संरचनालाई जनाउँछ । साथै कर्मचारी र संगठनको आवश्यकताकावीचमा तालमेल समेत मिलाउँछ ।
According to Deceonzo and Robbins " Job design is the way in which job tasks are organized into a unit of work विभिन्न कामहरुलाई कार्य एकाईमा संगठित गर्ने तरिकालाई कार्यढाँचा भनिन्छ ।
निष्कर्षमा संगठन भित्र कुनै काम कसले, कसरी, कहाँ र कहिले गर्ने भन्ने वारेमा तयार गरिएको मार्गचित्रलाई कार्य ढाँचा भनिन्छ । यसले कठिन कार्यलाई विभिन्न क्रियाकलापहरुमा विभाजन गरेर सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यका निम्ति आधार तय गर्दछ ।
Benefits
of Job Design:
1) High Productivity: कार्य ढाँचा कार्य सम्पादनको रुपरेखा हो । यसले विभिन्न पदहरुमा वसेर गर्नुपर्ने कार्यहरु , त्यसका लागि आवश्यक सीप, अनुभव, दक्षता, कार्य स्थलको अवस्था, आवश्यक पारिश्रमिक तथा पुरस्कार र यन्त्र उपकरणहरु आदिको व्यवस्था मिलाउँछ । फलस्वरुप उचित समयमा उचित कार्य सम्पादन हुन गई उत्पादकत्वमा वृद्धि हुन्छ ।
2)
Good labour relation: कार्य ढाँचाको तयारीले हरेक कर्मचारीहरु आफनो ज्ञान, अनुभव, दक्षता र सीप अनुसारको काम प्राप्त गर्दछन । यसबाट कर्मचारीहरुको कार्यस्तरमा वृद्धि हुन्छ र कार्य सन्तुष्टि प्राप्त गर्दछन । कार्य सन्तुष्टिबाट एक अर्काका वीचमा समझदारी कायम हुन गई असल सम्वन्ध स्थापित गर्दछन ।
3)
Better quality of work life: कार्य ढाँचाले कार्य संरचना, कार्य विधि, असल कार्य वातावरण, कार्य सम्पादनमा सरलता र उपयुक्त कार्य उपकरणहरुमा जोड दिन्छ । यसबाट कर्मचारीहरुको कार्यजीवनमा गुणस्तरीयता कायम हुन्छ ।
4)
Job satisfaction: कार्य ढाँचाबाट कर्मचारीहरुले आफुले चाहेको कार्य प्राप्त गर्दछन । साथै उक्त कार्यका लागि प्रयाप्त साधनश्रोत, अधिकार र जिम्मेवारी समेत हासिल गर्दछन । यसवाट उनीहरु आफनो कर्तव्य पुरा गर्न सक्षम हुन्छन । फलस्वरुप कर्मचारीहरुको कार्य सन्तुष्टिमा वृद्धि हुन्छ ।
5)
Setting organizational strucute: कार्य ढाँचाले संगठनमा सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यलाई विभाजन गरेर कामको प्रकृतिका आधारमा जिम्मेवारी तय गर्दछ । यसबाट संगठनमा विभिन्न किसिमका विभागहरु, तहहरु, र पदहरुको श्रजना हुन्छ जसलाई संगठनात्मक संरचना भनिन्छ ।
6)
Achievement of organizational goals: कार्य ढाँचाले हरेक कर्मचारीहरुको काम, कर्तव्य, अधिकार तथा जिम्मेवारी, कार्य स्थल, कार्य विधि, कार्य समूह, र कार्य समय निश्चित गर्दछ । यसबाट कर्मचारीहरु आफनो जिम्मेवारी प्रति सजग रहन्छन र समयमा कार्य सम्पन्न हुन गई संगठनात्मक लक्ष्य हासिल गर्न सकिन्छ ।
7)
Employee motivation: कार्यढाँचाबाट कर्मचारीहरुले आफुले चाहेको काम वा जिम्मेवारी प्राप्त गर्दछन । उनीहरुले आफनो ज्ञान अनुभव र सीपको अधिकतम उपयोग गर्न सक्षम हुन्छन । जिम्मेवारी अनुसारको आर्थिक तथा गैर आर्थिक लाभहरु प्नि प्राप्त गर्दछन । यसले कर्मचारीहरुको कार्य सन्तुष्टिमा वृद्धि गर्दछ र उनीहरु सदैव कार्य गर्न उत्सुकता देखाउँछन ।
3.3. Methods of Job Design:
कार्यढाँचा तयार गर्न प्रयोग गरिने तौरतरिकाहरुलाई कार्य ढाँचाका विधिहरु भनिन्छ । कार्य ढाँचालाई असल र उत्कृष्ट तुल्याउनका लागि निम्न विधिहरु प्रयोग गरिन्छन ।
1.
Work Simplificaiton: कार्य ढाँचा निर्धारण गर्ने यो सरल र परमपरागत विधि हो । यस विधि अन्तरगत एउटा पूर्ण कार्यलाई स साना भागहरुमा विभाजन गरिन्छ । कार्य प्रकृतिको आधारमा समान स्तरका कामको लागि एउटा समूह बनाइन्छ । हरेक कर्मचारीले सम्पन्न गर्न सक्ने गरी कामलाई धेरै खण्डहरुमा विभाजन गरिन्छ । खासगरेर कार्यलाई भागवण्डा गरेर कार्य सरलीकरण गरिने भएकोले कार्यमा विशिष्टीकरण, शुद्धता, सरलता र शीघ्रताको साथै कर्मचारीको सन्तुष्टीमा समेत वृद्धि गर्दछ ।
Advantages
of Work Simplification
1) Increase in Efficiency
2) Maintain cost effectiveness
3) Provide Job satisfaction
4) No need of training
5) Makes work easy and simple
Disadvantages
of Work simplification
1.Create monotonous
2. Less interaction
3. Over specialization
4. Create boredom
2) Job Rotation: कुनै एउटा कार्यमा अभस्त कर्मचारीलाई समान स्तरको अर्को कार्यमा सार्नुलाई कार्य परिक्रमा भनिन्छ । यस विधि अन्तरगत कर्मचारीको स्तर र पद समान रहन्छ तर कार्य स्थल र सो अन्तरगत सम्पादन गरिने कार्यमा मात्र परिवर्तन गरिन्छ । कार्य ढाँचाको यस विधि अनुसार कर्मचारी एउटा काममा वढीमा ६ महिना रहन्छ र त्यसपछि अर्को कार्य वा स्थानमा स्थानान्तरण हुन्छ । यसबाट कर्मचारीहरु विभिन्न किसिमको कार्य सम्पादन गर्न सक्षम हुन्छन र आवश्यकता अनुसार उनीहरुलाई जुनसुकै वेला आन्तरिक रुपमा पदपुर्ति गर्न सकिन्छ ।
Advantages
of Job Rotation
1.Flexibility in work
2.Reduce boredom
3. Increase Experience
4. Personal growth
Disadvantages
of Job Rotation
1. Lack of motivation
2. Increase in cost
3. Create monotony
4. Lack of interaction
3) Job Enlargement: कार्यविस्तृतिकरण\कार्यविस्तारः कर्मचारीले गरिरहेको कार्यमा सोही प्रकृतिको काम थप गरिने विधि वा पद्धतिलाई कार्य विस्तृतिकरण भनिन्छ । यस अन्तरगत समान स्तरका अन्य कार्यहरु थपेर कार्य विस्तार गरिन्छ । वास्तवमा यस विधिले कामको आकारमा परिवर्तन गर्दछ । संगठनमा प्रवेश गरेका कर्मचारीहरुको प्रारम्भमा योग्यता, क्षमता, दक्षता र सीपको अभाव हुन्छ । कार्य सम्पादन गर्दै जाँदा ज्ञान, अनुभव र सीपमा वृद्धि हुदै जान्छ र निपुर्णता हासिल हुन्छ । यस किसिमको परिस्थितमा विस्तारै काम र जिम्मेवारीमा थप गरिन्छ जसलाई कार्य विस्तारीकरण भनिन्छ । कुनै कुनै कर्मचारीहरु एक्लै धेरै कार्यहरु तथा चुनौतिहरु सम्पन्न गर्न चाहन्छन त्यस कारणले पनि कार्य विस्तार विधिको उपयोग गरिन्छ । यसरी कार्य विस्तारीकरण गरिएको अवस्थामा उनीहरुको पारिश्रमिक र सुविधाहरुमा समेत वृद्धि गरिन्छ ।
Advantages of
Job enlargement
1.
Provide motivation
2.
Reduce monotony
3.
Decrease absenteeism
4.
Provide job satisfaction
Disadvantages
1.
Increase in cost
2.
Create conflict
3.
It is not suitable for all
organizations.
4.
Need of training
4) Job Enrichment: सामान्यतया, कार्यको विषयवस्तुमा वृद्धि गर्नुलाई कार्य समृद्धि भनिन्छ । अर्थात कुनै निश्चित पदमा कार्यरत कर्मचारीलाई माथिल्लो तहको जिम्मेवारी थप गरी कार्य विस्तार गर्ने विधिलाई कार्य समृद्धि भनिन्छ । कार्य समृद्धिले कामलाई ठाडो रुपमा विस्तार -Vertical Expansion) गर्दछ । कार्य समृद्धि भनेको कार्यभार थप गर्नु मात्र नभई अधिकार, जिम्मेवारी, चुनौति, कार्य क्षेत्र तथा अतिरिक्त सेवा सुविधाहरु समेत विस्तार गर्नु हो । कार्य समृद्धि विधि Herzberg को उत्प्रेरणा सम्वन्धि Two Factor Theory मा आधारित छ ।
Advantages of
Job Enrichment
1.
Provide motivation
2.
Reduce monotony
3.
Decrease absenteeism
4.
Provide job satisfaction
Disadvantages
1.
Increase in cost
2.
Limited capacity
3.
Situational
4.
Refuse by some employees
5) Job Charactieristic: कार्य सम्पादन गर्न सक्ने कर्मचारीहरुका विभिन्न विशेषताहरुलाई आधार बनाई कार्य ढाँचा तयार गरिन्छ भने त्यसलाई कार्य विशेषता विधि भनिन्छ । यो विधि सन १९७५ मा
Hackman र Oldham ले प्रतिपादन गरेका हुन । यो विधि अनुसार कार्य सम्पन्न गर्न सक्ने समग्र विशेषताहरु मध्ये निम्न पाँच विशेषताहरुमा वर्गीकरण गरी कार्य ढाँचा तयार गरिन्छ ।
a) Skill Variety: -सीप विविधता_M संगठनको कार्य सम्पादन गर्ने कर्मचारीहरुमा विभिन्न किसिमका सीपहरु ह्ुन्छन । उक्त सीपहरुलाई आधार बनाई कार्य ढाँचा तयार गर्नुपर्दछ । कर्मचारीहरुमा जति धेरै किसिमका सीपहरु छन त्यति नै वढी प्रभावकारी कार्य ढाँचा निमार्ण हुन्छ ।
b) Task Identify -कार्य पहिचान_M कार्य ढाँचा तयार गर्दा प्रत्येक कर्मचारीले सम्पादन गर्ने हरेक कार्यको स्पष्ट पहिचान गर्नुपर्दछ । कर्मचारीले कार्य कहाँबाट शुरु गर्ने, कति समय सम्म गर्ने, कुन विधि वा प्रक्रियाको प्रयोग गर्ने र परिणाम के हुन सक्दछ भन्ने वारेमा राम्ररी बुझेर कार्य ढाँचा निर्धारण गर्नु पर्दछ ।
c. Task Significance: -कार्य महत्व_M हरेक कार्यका आफ्नै विशेषताहरु र महत्व रहेको हुन्छ । कार्यको महत्व र गहनतालाई बुझेर कार्य ढाँचा तयार गर्नु वुद्धिमानी हुन्छ । कर्मचारीले गर्ने कार्यले व्यक्ति, समाज, संगठन र देशका निम्ति कस्तो प्रभाव पार्दछ सो आधारमा कार्य ढाँचा निर्माण गर्नु पर्दछ ।
d) Autonomy: -स्वायत्तता_M प्रभावकारी कार्य संचालनको लागि कर्मचारीहरुलाई प्रदान गरिएको स्वतन्त्रतालाई स्वायत्तता भनिन्छ । कार्य ढाँचा तयार गर्दा कर्मचारीहरुलाई प्रदान गरिएको निर्णय गर्ने अधिकार, कार्य स्वतन्त्रता, कार्य नियन्त्रण आदिलाई ध्यान दिनु पर्दछ ।
e. Feedback: कार्य ढाँचा तयार गर्दा कर्मचारीहरुका वारेमा प्राप्त भएका सुझावहरु, प्रतिक्रियाहरु, टिप्पणीहरु आदिलाई समेत आधार बनाउनु पर्दछ ।
Advantage
of Job characteristics
1) Increase in Productivity
2) Provide MOtivaiton
3) Effective Performance
4) Job satisfaction
Disadvantages
1) More expensive
2) Need of skills and ability
3) Lack of coordination
4) Less effective for workers
6)
Autonomous Work Group: -स्वायत्त कार्य समूह_M केही विशिष्ट कार्यका निम्ति विभिन्न कर्मचारीहरुको समूह तयार गरेर कार्य ढाँचा तयार गर्नुलाई स्वायत्त कार्य समूह भनिन्छ । यो विधिमा कार्यलाई ससाना समूहमा वर्गिकरण गरिन्छ र कर्मचारीहरुको समूहलाई कार्य सम्पादनको जिम्मेवारी दिइन्छ । उक्त समूहहरु स्वनियन्त्रित र स्वसंगठित हुन्छन । समूह आफैले कुन व्यक्ति रहने, कसले कुन काम गर्ने, कुन पद्धति अपनाएर कार्य गर्ने र कसले नेतृत्व गर्ने भन्ने जस्ता निर्णयहरु गर्दछन । समूहहरुले सवै सदस्यहरु संग आपसी छलफल, परामर्श, र समन्वय गरेर निर्णयमा पुग्दछन ।
Advantages
of Autonomous work Group
1) Provide autonomy
2) Less supervision cost
3) Team spirit
4) Effective decision
Disadvantages
1) Problem in cooperation
2) Conflit between employees
3) Situational
4) Increase absenteeism
7)
Modified Work Schedule: -परिमार्जित कार्य तालिका_M कर्मचारीहरुको कार्य सुविधालाई ध्यानमा राखेर अनुकुल कार्य समय निर्धाण गरी कार्य ढाँचा तयार गर्नुलाई परिमार्जित कार्य तालिका विधि भनिन्छ । यस अन्तरगत निम्नानुसारको कार्य समय तालिका तय गरिन्छ ।
a)
Shorter Work Week: छोटो कार्य हप्ता अन्तरगत कर्मचारीलाई एकै दिन वा हप्ता धेरै घण्टा कार्य गर्नु भन्दा थोरै थोरै घण्टा धेरै दिन गर्ने व्यवस्था मिलाईन्छ । जस्तै कुनै व्यक्तिले हप्तामा ६ दिन काम गर्दा ४० घण्टा कार्य गर्दछ तर यही कामलाई दैनिक ८ घण्टाका दरले गराएर ५ दिन मात्र काम गर्ने व्यवस्था मिलाएर कार्य ढाँचा तयार गर्न सकिन्छ ।
b)
Flexilbe Work Time: लोचदार कार्य समय अन्तरगत कर्मचारीहरुको अनुकुलता अनुसार चाहेको निश्चित समय छनौट गर्न लगाइन्छ । कर्मचारीहरुले तोकिएको कुल समय घण्टा काम गर्दछन तर काम गर्ने समय जस्तै विहानी समूह, दिवा समूह, रात्री समूह मध्ये कुन समय उपयुक्त हुन्छ उनीहरु आफैले छनौट गर्दछन र त्यसैका आधारमा कार्य ढाँचा निर्माण हुन्छ ।
c)
Job Sharing: कार्य विभाजन अन्तरगत एउटा पूर्णकालिन कार्यलाई विभिन्न आंशिक कार्यहरुमा विभाजन गरेर कार्यढाँचा तयार गरिन्छ । जस्तै कुनै कार्य एक जनाले गर्दै आएको मा कार्य विभाजनको आधारमा दुई वा तीन जनालाई उक्त कार्यको जिम्मेवारी हस्तान्तरण गरिन्छ ।
d)
Homework: कर्मचारीहरुले कार्य स्थल वाहिर वा आफनै घरमा वसेर कार्य सम्पादन गर्ने व्यवस्था मिलाएर पनि कार्य ढाँचा तय गर्न सकिन्छ । विशेष गरेर अध्ययन, अनुसन्धान, तथा कम्प्यूटर सम्वन्धि कामहरु गर्न गृहकार्य पद्धतिको व्यवस्था मिलाइन्छ ।
Advantages
of Modified Work Schedule
1) Freedom in work
2) Reduce absenteeism
3) Increase in motivation
4) Provide Job satisfaction
Disadvantages
1) Difficult in scheduling
2) Not applicable
3) Problem in supervision
4) Minimum utilization of human
8)
Social Technical Method: कार्यको सामाजिक र प्राविधिक पक्षलाई ध्यानमा राखेर कार्य ढाँचा तयार गरिन्छ भने त्यसलाई सामाजिक प्राविधिक विधि भनिन्छ । कार्यको सामाजिक पक्षले कर्मचारीहरुको मानवीय सम्वन्ध, भूमिका, कर्मचारी सुविधा, सहुलियत, कर्मचारीहरुका समस्या आदि तत्वहरुलाई समेटछ भने प्राविधिक पक्षले कर्मचारीहरुको कार्य सीप, योग्यता, अनुभव, दक्षता, उत्पादकत्व, प्लान्ट, मेसिन, यन्त्र, उपकरण आदि तत्वहरुलाई समेटछ । यो विधिले एकै समयमा प्रविधिको उपयोग र कर्मचारीहरुका सामाजिक आवश्यकताहरु पुरा गर्ने भएकोले कार्यढाँचाको लागि प्रयोग भएको हो ।
Advantages
of Social Technical Method
1) Scientific Method
2) Provide Job satisfaction
3) Autonomy in work
4) Objective oriented
Disadvantages
1) Continuous learning
2) Situational
3) Difficult in balance
4) Not applicable
Concept of Job Analysis:
साधारण अर्थमा कार्य संग सम्वन्धित क्रियाकलापहरुको विश्लेषणलाई नै कार्य विश्लेषण भनिन्छ । अर्थात कार्य भित्रका क्रियाकलापहरुलाई प्रणालीगत ढंगले अन्वेषण गर्नुलाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ । यस अन्तरगत कार्य सम्वन्धि, सूचनाहरु संकलन गर्ने, विश्लेषण गर्ने, अध्ययन गर्ने र अभिलेख राख्ने कार्यहरु पर्दछन । कार्यका लागि कर्मचारीमा आवश्यक पर्ने गुण, क्षमता, योग्यता, सीप र अनुभवका साथै कार्य स्थल, कार्यमा प्रयोग गरिने यन्त्र, उपकरण, मेसिन, कार्य वातावरण, निरिक्षण पद्धति आदि सम्वन्धित जानकारीहरु कार्य विश्लेषणले प्रदान गर्दछ । यसर्थमा कार्य संग सम्वन्धित क्रियाकलापकहरुको सम्पादनका लागि आवश्यक पर्ने शिक्षा, श्रम, शक्ति, मूल्य, सीप, प्रविधि, आदि सम्वन्धि विश्लेषणलाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ ।
अर्को अर्थमा कार्यवर्णन (Job
description) र कार्यविशिष्ट विवरण (Job specification) को समष्टिगत रुपलाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ । कार्य वर्णनले कार्यको विस्तृत विवरण प्रस्तुत गर्दछ भने कार्य विशिष्ट विवरणले कार्यका लागि आवश्यक पर्ने योग्यता, क्षमता, सीप, अनुभव आदिको विवरण प्रस्तुत गर्दछ ।
According
to Edwin Flippo " Job analysis is the process of studying and collecting
information relating to the operations and responsibilities of a specific job." कार्य विश्लेषणको तात्पर्य कुनै विशिष्ट कार्यको संचालन तथा उत्तरदायित्वहरुको सम्वन्धमा सूचनाहरुको एकत्रीकरण र अध्ययनको प्रक्रियासंग सम्वन्धित छ ।
निष्कर्षमा कार्य विश्लेषण एउटा त्यस्तो प्रक्रिया हो जस अन्तरगत एक निश्चित कार्य संग सम्वन्धित कामहरु, कर्तव्यहरु, र कार्य सम्पादनको लागि आवश्यक पर्ने कौशलता तथा योग्यताहरुको विश्लेषणात्मक अध्ययन गरिन्छ ।
Collecting Job Analysis
Information
कार्य सम्पादनलाई प्रभावकारी, कुशल र प्रतिस्पर्धात्मक बनाउन कार्यहरुका वारेमा आवश्यकीय सूचनाहरु संकलन गर्ने, अध्ययन गर्ने, विश्लेषण गर्ने र अभिलेखिकरण गर्ने कार्यलाई कार्य विश्लेषण भनिन्छ । कार्य विश्लेषणले कार्यका वारेमा विस्तृत विवरण तयार गर्दछ । उक्त विवरण सूचना एवं तथ्यांकहरुमा आधारित हुन्छ । त्यसैले कार्य विश्लेषणको लागि सूचनाहरु संकलन गर्ने विधिहरु निम्नानुसार छन ।
1)
Questionnaire Method: सूचनाहरु संकलन गर्ने यो पुरानो प्रचलित विधि हो । यो विधि अन्तरगत सूचना लिन चाहेको कार्य संग सम्वन्धित विभिन्न किसिमका प्रश्नहरु समेटेर सूची तयार गरिन्छ र विभिन्न तहका कर्मचारीहरु, श्रमिकहरु र व्यवस्थापकहरुलाई स्वं आफै भर्न लगाइन्छ । प्रश्नावलीमा छोटा र वस्तुगत प्रश्नहरु मात्र समावेश गरिन्छन । प्रश्नावलीमा सामान्यतया कामदारहरुको कार्य शीर्षक, कार्य स्थान, भूमिका, कर्मचारी संख्या, सुपरिवेक्षकको कार्य आदि विषयहरु समावेश गरिएका हुन्छन ।
2)
Interview Method: कार्य विश्लेषणका लागि आवश्यकीय सूचनाहरु संकलन गर्ने यस विधि अन्तरगत कामदारहरु, कर्मचारीहरु र अन्य सरोकारवाला पक्षहरु संग प्रत्यक्ष आमुने सामुने उपस्थित भई सूचनाहरु संकलन गरिन्छ । सर्वप्रथम सूचना लिन खोजिएका विषयहरुलाई समेटेर विभिन्न प्रश्नहरु तयार गरिन्छ र उक्त प्रश्नहरुको उत्तर सवालजवाफ, हाउभाउ र संकेतहरु मार्फत प्राप्त गरिन्छन । अन्तरवार्ता व्यक्तिगत र समूहगत रुपमा सम्पन्न गरिन्छ ।
3)
Observation Method: कार्य विश्लेषण गर्ने व्यक्तिले कार्यस्थलमा नै गएर कामदारहरुले गरेको कार्य प्रत्यक्ष रुपले अवलोकन वा निरिक्षण गरी तथ्यांकहरु संकलन गर्ने विधिलाई अवलोकन विधि भनिन्छ । यस विधि अन्तरगत कर्मचारीले कार्य शुरु गर्ने वित्तिकै विश्लेषकले विभिन्न विषयमा प्रश्नहरु सोध्ने र अवलोकन गर्ने गर्दछन । यसबाट कर्मचारीहरुको कार्यशैली, कार्य प्रक्रिया, कार्य परिणाम, लागत, गुणस्तर, समयावधी आदि वारेमा सूचनाहरु प्राप्त गर्न सकिन्छ । आजभोली विभिन्न Documentary, Film, CCTV, Photo हरुको अवलोकन गरेर पनि सूचनाहरु संकलन गर्ने गरिन्छ ।
4)
Diary Method: सूचनाहरु संकलन गर्ने यस विधि अन्तरगत कार्यरत कर्मचारीहरुलाई एउटा डायरी उपलब्ध गराइएको हुन्छ र उनीहरुले दैनिक रुपमा गर्ने कार्यहरु, परिस्थितिहरु, अवस्थाहरु आदिको वारेमा टिपोट गर्दछन । सूचना संकलनकर्ताले हरेक कर्मचारीले तयार पारेका डायरीहरुको अध्ययन गरेर आवश्यकीय सूचनाहरुको संकलन गर्दछन । तर कर्मचारीहरुले इमान्दारभई डायरी लेखेको छैन भने सही सूचना प्राप्त गर्न सकिदैन ।
5)
Technical Conference Method –-प्राविधिक सम्मेलन विधि_M विश्लेषक, विज्ञ तथा अनुसन्धानकर्ताहरुको सम्मेलन राखेर आवश्यकीय सूचनाहरु संकलन गर्ने विधिलाई प्राविधिक सम्मेलन विधि भनिन्छ । यस विधिमा कुनै निश्चित कार्य सम्वन्धि विशेषताहरुको वारेमा प्राविधिक ज्ञान भएका विशेषज्ञहरुको राय संकलन गरिन्छ । यो विधि प्रभावकारी छ तर पनि कर्मचारीहरु संलग्न नहुने भएकाले पूर्ण सत्यताको भने अभाव छ ।
6)
Check List Method: सूचनाहरु संकलन गर्ने यस विधि अन्तरगत Yes and No आउने प्रश्नहरु तयार गरेर कर्मचारीहरुलाई ठीक चिन्ह लगाउन भनिन्छ । चेकलिष्टमा कार्य सम्वन्धि प्रश्नहरु तयार गरिन्छन र
Yes and No मध्ये कुनै एक छनौट गर्न लगाई आवश्यक सुचनाहरु प्राप्त गरिन्छन ।
Techniques of Job Analysis
कार्य विश्लेषण सम्वन्धि महत्वपूर्ण विधिहरुलाई निम्नानुसार विश्लेषण गरिएको छ ।
1. Job Focused Techniques: कार्य केन्द्रित प्रविधि_M कार्य विश्लेषणको यस विधिले सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यका विविध पक्षहरु जस्तै कामको प्रकृति, कर्तव्य, अधिकार, जिम्मेवारी, प्रयोग हुने यन्त्र उपकरणहरु, विधि एवं तरिका, कार्य वातावरण आदिका वारेमा विश्लेषण गर्दछ । कामलाई प्रभावकारी र मितव्ययी तुल्याउनका लागि कार्य केन्द्रित विधिद्वारा कार्य विश्लेषण गरिन्छ । यस अन्तरगत निम्न प्रविधिहरु रहेका छन ।
a) Workers' Function Analysis: -कामदारहरुको कार्य विश्लेषण_M यस अन्तरगत कर्मचारीहरुले दैनिकरुपमा सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यको अध्ययन विश्लेषण गरिन्छ । खासगरेर कामदारहरुका क्रियाकलापहरु, प्रयोग गर्ने यन्त्र उपकरणहरु, अन्य साधनश्रोतहरु आदिको विश्लेषण गरिन्छ ।
b) Workers Field Analysis: -कामदारहरुको क्षेत्र विश्लेषण_M यस अन्तरगत कर्मचारीहरुले काम गर्ने खास क्षेत्रको विश्लेषण गरिन्छ । जस्तैः जोडने क्षेत्र, टाँस्ने क्षेत्र, छाप्ने क्षेत्र, पेन्टिङ क्षेत्र, मर्मत सम्भार क्षेत्र, जडान क्षेत्र आदिको विश्लेषण पर्दछ ।
c) Workers Production Analysis: -कामदारहरुको उत्पादन विश्लेषण_M यस अन्तरगत कामदारहरुले उत्पादन गर्ने वस्तुको विश्लेषण गरिन्छ । कामदारहरुले प्रयोग गर्ने कच्चा पदार्थ, अर्ध तयारी बस्तु, तयारी बस्तु तथा सेवा उत्पादन आदि सम्वन्धि विश्लेषण पर्दछ ।
e) Workers Trait Analysis: -कामदारहरुका गुणहरुको विश्लेषण_M यस अन्तरगत कामदाहरुका असल गुणहरु जस्तैः इमान्दारीता, नैतिकता, अनुशासन, विनम्रता, लगनशीलता, सहनशीलता, अभिरुची, नियमितता आदिको विश्लेषण गरिन्छ ।
f) Hay Plan: संगठनका व्यवस्थापकहरुको कार्यकुशलता अभिवृद्धि गर्ने उद्देश्यले कार्य विश्लेषणमा हे योजना विधिको प्रयोग गरिन्छ । यस विधिमा अन्तरवार्ता मार्फत कर्मचारी नियन्त्रण, सुपरिवेक्षण, नेतृत्व, कार्यको उद्देश्य, जवाफदेहिता, व्यवस्थापकीय गुण, योग्यता, पदको प्रकृति र कार्य क्षेत्र, अधिनस्त कर्मचारीहरु संगको सम्वन्ध, आदि सम्वन्धि सूचनाहरु संकलन गरिन्छ ।
2) Person Focused Techniques: -व्यक्ति केन्द्रित विधिहरु_M कार्य सम्पादनको जिम्मेवारी लिएका कामदारहरुका विविध पक्षहरुको विश्लेषण गर्ने विधिलाई व्यक्ति केन्द्रित विधि भनिन्छ । यस अन्तरगत कामदारहरुको क्षमता, सीप अनुभव , अनुशासन उपस्थिति , प्रभावकारीता, आदिको अध्ययन विश्लेषण गरिन्छ । व्यक्ति केन्द्रित विधि मानवीय सम्वन्ध संग सम्वन्धित छ । यस अन्तरगत निम्न विधिहरु पर्दछन ।
a) The critical Incident Technique: -गम्भिर घटना विधि_M कार्य विश्लेषणको यस विधि अन्तरगत विगत केही समयदेखि कार्य सम्पादनका क्रममा भएका विशेष सकारात्मक तथा नकारात्मक घटनाहरुको विश्लेषण गरिन्छ । खासगरेर सकारात्मक घटना घटदा कर्मचारीको व्यवहार, आचरण, शैली र भूमिका कस्तो थियो र नकारात्मक घटना देखा पर्दा कस्तो व्यवहार रहयो भन्ने वारेमा यस विधिले विश्लेषण गर्दछ ।
b) Physical Abilities Analysis -शारीरिक क्षमता विश्लेषण_M प्रभावकारी कार्य सम्पादन गर्न कर्मचारीहरुको शारीरिक योग्यता, शक्ति तथा क्षमताको पनि आवश्यकता पर्दछ । तसर्थ कार्य विश्लेषणको क्रममा कर्मचारी कत्तिको मजवुत, हस्टपुष्ट, तुरुन्त नथाक्ने , स्वस्थता, शारीरिक शक्ति आदि वारेमा विश्लेषण गर्ने विधिलाई शारीरिक क्षमता विश्लेषण भनिन्छ ।
c) Position Analysis Questionnaire –-पद विश्लेषण प्रश्नावली_M यस विधि अन्तरगत कर्मचारीहरुको मानवीय र प्राविधिक पक्षहरुलाई ध्यान दिएर कार्य विश्लेषण गरिन्छ । यो विधिको विकास Purdue University का प्राध्यापक McCormick ले गरेका थिए । उनले यस विधिमा विभिन्न १९४ वटा तत्वहरुको सूचना संकलन गर्न सकिने गरी प्रश्नावली तयार पारे थिए ।
Job Description, Job Specificaton
and Job Evaluation
a)
Job Description: -कार्यविवरण_M
कुनै खास पदमा रहेर कुनै कर्मचारीले सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यहरुको विस्तृत सूचीलाई कार्य विरण भनिन्छ । यो कर्मचारीको पदको मानचित्र हो यसले पदको स्वरुप कस्तो हुन्छ भन्ने कुरालाई स्पष्ट देखाउँछ । यसले सम्वन्धित पदका कामहरु, कर्तव्य, जिम्मेवारी, अधिकार र जवाफदेहिता स्पष्ट गर्दछ । कुनै पदमा रही कार्य सम्पादन गर्दा कर्मचारीले के गर्ने, कुन स्थानबाट गर्ने, कार्यको गुण के हुने, कार्यको संकेत, विभाग वा शाखा कुन हुने, कार्य वातावरण र शर्तहरु के हुने आदि विषयहरुको विस्तृत विवरणलाई कार्यविवरण भनिन्छ । यस अन्तरगत निम्न विवरणहरुको सूची तयार गरिन्छ ।
Job
Title Occupational
code No
Position Job
No.
Department
Date
Rank
Location
Responsible
to
Job
content
Authority
and Responsibility
Job
characteristics
Signature
of Job holders Signature
of Supervisor
Signature of Departmental Head
b) Job Specification: -sfo{ljlzi6 ljj/0f_M कुनै कार्य सम्पादन गर्नको लागि कर्मचारीमा हुनुपर्ने न्यूनतम सीप र विशेषताहरु उल्लेख गरिएको विवरणलाई कार्यविशिष्ट विवरण भनिन्छ । यस विवरणले कर्मचारीको योग्यता र गुणहरुवारे जानकारी प्रदान गर्दछ । यस विवरणले न्यूनतम स्वीकारयोग्य योग्यताहरु क्रमवद्ध गर्दछ । कार्य विश्लेषणबाट प्राप्त गरिएका सूचनाहरुको आधारमा कार्यविशिष्ट विवरणले ज्ञान, सीप, शैक्षिक योग्यता, अनुभव, प्रमाण तथा क्षमता पहिचाान गर्दछ । यही पहिचानको आधारमा मानवसंसाधन भर्ना तथा छनौट प्रक्रिया सम्पन्न गरिन्छ ।
According to E.B.Flippo " A job specification is a statement of the minimum acceptable human qualities necessary to perform a job properly. क्कार्य विशिष्टताले कार्य गर्न आवश्यक पर्ने न्यूनतम मानवीय योग्यताहरुको विवरण देखाउँछ ।
निष्कर्षमा हरेक पदमा रहेर कार्य सम्पादन गर्नका लागि आवश्यक पर्ने आन्तरिक तथा वाह्यक गुणहरुको सूचीलाई कार्यविशिष्ट विवरण भनिन्छ । कार्यविशिष्ट विवरणमा निम्न व्यहोराहरु उल्लेख गरिएका हुन्छन ।
Job Title Occupational
code No
Position Job
No.
Department Date
Rank
Location
Responsible
to
Job
content
Authority
and Responsibility
Job
characteristics
Job
Specification
Education
Training
Experience
Ability
Skills
Special
qualification
Physical
fitness
Capabilities
Fluency
in speaking
Writing
and Reading
Mathematical
Knowledge
Maturity
c) Job Evaluation -कार्य मूल्यांकन_M संगठनको लक्ष्य प्राप्तिमा कुनै खास पदको के कति भूमिका रहेको छ र यसले कति योगदान प्रदान गर्दछ भन्ने वारेमा लेखाजोखा गर्नुलाई कार्य मूल्यांकन भनिन्छ । अर्थात हरेक कार्यको उचित मूल्य निर्धारण गर्ने कार्यलाई कार्य मूल्यांकन भनिन्छ । यसले कुनै खास पद वा कार्यको मूल्य निर्धारण गर्दछ । उक्त मूल्यको आधारमा कार्मचारीहरुको कार्यको दर, तलव ढाँचा, तलव भत्ता निर्धारण गरिन्छ । तसर्थ कार्य मूल्याकंन प्रभावकारी हुनु पर्दछ । कुनै पदमा आवश्यक भन्दा कम पारिश्रमिक निर्धारण हुन गएमा सक्षम व्यक्ति आकर्षित हुदैनन । न्युन सीप युक्त व्यक्तिहरु प्रवेश गर्दछन र उसको कार्य सम्पादन पनि कमसल हुन्छ । यसको विपरित कुनै खास पदमा आवश्यकता भन्दा वढी पारिश्रमिक निर्धारण हुन गएमा सक्षम व्यक्ति भर्ना हुन्छन तर पारिश्रमिक लागतमा वृद्धि हुन्छ । तसर्थ कुनै खास पदको महत्व, गहनता, गुण, श्रम बजारको माग र आपुर्तिको अध्ययन गरेर तलव निर्धारण गर्नुपर्दछ ।
0 Comments